Si alguna ocasión organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla define que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más preciada.

Planear un acontecimiento no es una labor fácil. Pero puedo identificar 10 referencias importantes que tiene que tener en consideración para que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato del acontecimiento dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la repartición de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a alcanzar el propósito del fiesta.

2. Preste suficiente consideración a la organización

El programa debe incluir logística, material y la promoción de la convivio. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada miembro pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una lista de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena meditar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea asombrar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si posee un rincón fotográfico interesante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que genera la impresión de un evento.

5. Verifique el lugar y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, podría pasar que el aire acondicionado no marche de manera correcta en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy primordial distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la parte de preparación sino también a lo largo de el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de cenas, conexión con la prensa, etc. Cada persona precisa tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento

No subestime el venta de sonido profesional para eventos tiempo requerido para la promoción exitosa de una convivio. El tipo de convivio, su público objetivo, los fondos interiores y el capital determinan su enfoque de publicidad. Al seleccionar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre la acontecimiento para casi todos.

También es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Asegúrate de que tu plantilla siga la regla de la cara de pato. Sea amigable con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o dudas y cumplir con sus expectativas, incluso si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es sobre como fueron tratados además el ambiente, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas antes al fiesta

Asegúrese de haber informado a los asistentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los invitados trascendentes y preparó los componenetes impresos, el material de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será laborioso para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final del convivio o un formulario en línea cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir errores en el futuro y a superar la categoría de sus sucesos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un convivio. Esto será beneficioso si su fiesta se realiza nuevamente.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea optimista y no tenga angustia a las sorpresas, ¡y su evento va a ser un triunfo!