10 SUGERENCIAS PARA UNA COORDINAR UN FIESTA EXITOSO

Si alguna vez organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla define que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la norma más valiosa.

Organizar una fiesta no es una tarea sencilla. Pero puedo Reconocer 10 puntos importantes que tiene que tener en cuenta para que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato



Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico acerca de este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer placer decorativo a los huéspedes? El formato de la fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la repartición de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en la web, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a lograr el objetivo del evento.

2. Preste suficiente concentración a la planeación



El programa debe incluir logística, material y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada integrante tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un listado de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una tarea. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta situaciones imprevisibles



Vea la relación de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena razonar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.


4. El diablo está en el detalle



Si desea impresionar gratamente a sus invitados, piense en completamente hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico interesante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los sonidos pequeños para fiestas participantes se les puede brindar la oportunidad de asistir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y crea el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que genera la sensación de un fiesta.

5. Verifique el sede y tenga un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más insospechado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no marche de manera correcta en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.


6. Asignar responsabilidades



Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la parte de gestación sino incluso durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de cenas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del grupo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un fiesta. El tipo de acontecimiento, su concurrencia objetivo, los recursos interiores y el importe determinan su enfoque de publicidad. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar acerca de la convivio para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste atención al servicio



Verifica de que tu equipo siga la norma de la cara de pato. Sea amigable con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te encuentras cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es sobre como han sido tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza un verificación final 24 horas antes al acontecimiento



Asegúrese de haber informado a los asistentes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los presentes importantes y preparó los elementos impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar comentarios



Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será difícil para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes deben completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos campos del evento: logística, oradores, ubicaciones y el labor de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus eventos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una acontecimiento. Esto será útil si su fiesta se realiza otra vez.

Cualquiera que sea el evento que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un triunfo!

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